Laerskool Jan van Riebeeck

Beskerming van Persoonlike Inligting

Inhoud

Wanneer jy ons stelsels gebruik, vertrou jy jou inligting aan ons toe.

Ons besef dit is ‘n groot verantwoordelikheid en werk hard daaraan om jou inligting te beskerm en vir jou beheer daaroor te gee.

Inleiding

Laerskool Jan van Riebeeck is daartoe verbind om jou privaatheid te beskerm, en om te sorg dat jou persoonlike inligting gepas, deursigtig, veilig en ooreenkomstig tersaaklike wette gebruik word.

Ons aanlyndienste wat aangebied word, help voornemende ouers om aansoeke om toelating in te dien, stel huidige ouers in staat om hul persoonlike inligting te bestuur en dien as kommunikasiekanaal. Die stelsels sluit in:

  • Laerskool Jan van Riebeeck webtuiste (laerskooljanvanriebeeck.co.za)
  • Aanlyn aansoekstelsel vir voornemende ouers (toelating.jvr.digital)
  • myJvR Administrasiestelsel vir bestaande ouers (jvr.digital)
  • Weeklikse nuusbrief aan bestaande ouers
  • WhatsApp kommunikasie aan bestaande ouers
  • E-pos kommunikasie
Types of data
Tipes inligting wat verwerk word

Ons wil graag hê jy moet verstaan watter inligting verwerk word wanneer jy ons aanlyndienste gebruik

Inligting wat verwerk word, word gebruik vir die behoorlike funksionering, bestuur en beheer van die skool. Die tipe inligting wat verwerk word hang af van watter aanlyndiens jy gebruik, of jy die primêre kontak in die stelsel is, en hoe jou kommunikasievoorkeure opgestel is.

Die tipe inligting wat ingesamel en verwerk word, sal afhang van die doel waarvoor dit ingesamel word, en enige sodanige inligting sal slegs vir daardie doel verwerk word.

Byvoorbeeld, waar aanlyn aansoeke ingedien word, dui die stelsel aan watter inligting vereis word en of die voorsiening van die inligting vrywillig of verpligtend is volgens skolewetgewing.  Versuim om die vereiste inligting te voorsien, kan daartoe lei dat onvolledige aansoeke afgekeur word.

Ons webtuiste versamel geen persoonlik-identifiseerbare inligting nie, terwyl die aansoekstelsel inligting versamel soos wat die Suid- Afrikaanse Skolewet en ander tersaaklike onderwyswetgewing en -beleide voorskryf. Die myJvR Administrasiestelsel stel die skool in staat om behoorlik te funksioneer, terwyl dit jou bemagtig om jou persoonlike inligting te bestuur.

Inligting wat jy verskaf wanneer jy ons webtuiste besoek

Geen persoonlik-identifiseerbare inligting word op ons webtuiste versamel nie.

Inligting wat wel versamel word, is anoniem en word gebruik om die ervaring van gebruikers op die webtuiste te verbeter. Inligting wat anoniem verskaf word, sluit byvoorbeeld in watter weblesers, toestelle  en bedryfstelsels gebruik word, asook geografiese ligging. Die inligting word gebruik om te verseker dat die webtuiste in die regte formaat vertoon word. Ander anonieme inligting wat geprosesseer word, sluit in watter bladsye in die webtuiste gereeld besoek word, en watter soekterme in die webtuiste gebruik word. 

Inligting wat jy verskaf wanneer jy ons aanlyn aansoekstelsel gebruik

Wanneer jy as aansoeker registreer, word jou e-posadres gebruik om jou profiel in die aansoekstelsel te skep.

Die stelsel funksioneer optimaal met die nuutste weergawe van ondersteunde weblesers (browsers). Inligting oor die tipe en weergawe van die webleser (browser) wat gebruik word, word versamel, sodat ‘n kennisgewing aan jou vertoon kan word indien jou webleser nie opdatum is nie.

Die inligting wat in die aansoekvorm geprosesseer word, is in lyn met die inligting wat deur die Departement van Basiese Onderwys, asook die WKOD vereis word.

Die inligting wat jy in die aansoek verskaf word gebruik om ‘n elektroniese aansoek in die stelsel te genereer, en word slegs met die skool se administrasiestelsel gedeel.

Jy kan jou elektroniese aansoek in PDF-formaat aflaai.

Jou e-posadres word gebruik om vir jou toegang tot jou aanlynprofiel en al jou vorige aansoeke te gee.

Inligting wat jy verskaf wanneer jy die myJvR-administrasiestelsel gebruik

Die myJvR-administrasiestelsel gebruik die inligting soos deur jou verskaf in die aanlyn aansoekstelsel, om die aansoek te verwerk, en om met jou oor die status van die aansoek te kommunikeer.

Suksesvolle aansoekers se inligting word met die WKOD d.m.v. hul CEMIS-stelsel gedeel, soos deur wetgewing en regulasies vereis word.

Waarvoor jou inligting gebruik word

Ons gebruik die inligting vir die behoorlike funksionering, bestuur en beheer van die skool

Die inligting wat ons verwerk word vir die volgende oogmerke gebruik:

Verskaffing van aanlyndienste

Ons gebruik jou inligting om ons aanlyndienste beskikbaar te stel. Anonoieme geografiese data word byvoorbeeld gebruik om te bepaal of jy toegang tot die skool se webtuiste kan kry, aangesien toegang tot slegs ‘n paar lande beperk word. Die gebruik van jou e-posadres maak dit moontlik om op die aansoekstelsel te registreer en by myJvR aan te teken.

Stelselonderhoud en verbeterings

Ons gebruik jou inligting om te verseker ons stelsels werk soos dit moet werk, deur byvoorbeeld stelselprobleme te ondersoek wat jy aan ons rapporteer. Jou inligting word ook gebruik om verbeterings aan ons stelsels aan te bring. So byvoorbeeld word anonieme inligting oor watter webblaaie die meeste besoek word, en watter soekterme die meeste gebruik word, gebruik om te besluit watter inligting op die webtuiste bygevoeg, verwyder of verskuif behoort te word.

Aansoek om toelating en leerderregistrasie

Die inligting wat jy in die aanlyn aansoekstelsel verskaf, word gebruik om jou aansoek te verwerk, leerders en hul ouers in ons administrasiestelsel te registreer en leerders by die WKOD te registreer. 

Self-help funksies en data-integriteit

Ons gebruik die inligting wat versamel word om vir jou toegang tot jou eie persoonlike inligting te gee, sodat jy dit self kan bestuur en opdateer indien dit verander. Die self-help funksie van myJvR help om data-integriteit te verseker.

Meting van gebruik

Ons gebruik meting en analise om te verstaan hoe die onderskeie aanlynstelsels gebruik word. Aantal webbladbesoeke en soekterme word byvoorbeeld gebruik om te bepaal watter inligting op die webtuiste ingesluit moet word, of verbeter moet word.

Versamelde data word ook gebruik om te bepaal hoeveel ouers die weeklikse nuusbrief lees.

Kommunikasie

Inligting soos jou e-posadres en selfoonnommer word gebruik om direk met jou te kommunikeer. Jou e-posadres word byvoorbeeld gebruik om terugvoer te gee oor die status van jou aansoek, die weeklikse nuusbrief of instruksies vir ‘n nuwe wagwoord aan jou te stuur en deur onderwysers om direk, of in klasverband, met jou te kommunikeer.

Jou selfoonnommer word gebruik vir noodsaaklike WhatsApp kommunikasie en ook om ‘n skakel na die weeklikse nuusbrief te stuur.

Update data
Bestuur van jou inligting

Hoe om jou persoonlike inligting te bestuur

As ouer kan jy al jou persoonlike inligting opdateer, deur aan te teken by myJvR en die opsie te kies om jou persoonlike inligting te hersien en te wysig.

Sharing data
Deel van jou inligting

Met wie Laerskool Jan van Riebeeck jou inligting deel

Jou persoonlike inligting word met geen maatskappy, organisasie of inidvidue buite die skool gedeel nie, behalwe in die volgende gevalle:

Om ons wetlike verpligting na te kom

Inligting wat deur jou verskaf is, word met die WKOD gedeel, soos deur skolewetgewing vereis word.

Met stelseladministrateurs

Stelseladministrateurs het toegang tot jou profiel om:

  • Jou wagwoord namens jou te verander
  • Jou persoonlike inligting namens jou te wysig
  • Jou persoonlike inligting te verwyder
Vir toegang tot eksterne stelsels

Soms gebruik die skool eksterne aanlynstelsels om bepaalde funksies te verrig, byvoorbeeld Karri vir betalings en VotingCrowd vir Beheerraadverkiesings. Slegs die nodige inligting, bv e-posadres of selfoonnommer, word gedeel om vir jou toegang tot die stelsels te gee, of om kennisgewings van die stelsel te ontvang. Die verwerking van die inligting is onderworpe aan ons Beskerming van Persoonlike Inligting beleid en sekuriteitsmaatreëls.

Beveiliging van jou inligting

Sekuriteitsfunksies en -prosesse beskerm jou inligting

Al ons aanlynstelsels is ontwikkel met sterk sekuriteitsmaatreëls om jou inligting deurlopend te beveilig. Indien ons risiko’s identifiseer, sal ons jou in kennisstel en jou help om jou inligting beter te beskerm.

Ons werk hard daaraan om ons stelsels te beskerm teen ongemagtigde toegang, wysigings, lekkasie of vernietiging van inligting wat deur ons gestoor word:

  • Ons gebruik enkripsie om jou data privaat te hou terwyl dit oor die internet versend word
  • Ons stelsels vereis sterk wagwoorde om jou profiel te help beskerm
  • Ons stelsels word deur ‘n brandmuur beskerm wat ongewenste verkeer wegkeer en ons in kennisstel van pogings om ongemagtigde toegang tot die stelsels te bekom
  • Ons hersien die prosesse wat ons gebruik om inligting in te samel, te stoor en te verwerk, insluitende fisiese sekuriteitsmaatreëls, met die doel om ongemagtigde toegang tot ons stelsels te verhoed
  • Toegang tot persoonlike inligting word beperk tot gemagtigde personeel en kontrakteurs wat die inligting nodig het om dit te verwerk.
Vernietiging van jou inligting

Jou inligting word vernietig wanneer die skool nie meer oor die rekord mag beskik nie

Laerskool Jan van Riebeeck sal persoonlike inligting vernietig, uitwis of deïdentifiseer so gou as wat dit moontlik is nadat die ons nie meer oor die rekord mag beskik nie. Dit word gedoen op ’n manier wat herkonstruksie in ’n verstaanbare vorm verhoed.

Store data
Behoud van jou inligting

Jou inligting word deur die skool behou vir die tydperk wat deur die wet vereis word

Rekords van persoonlike inligting sal nie langer gehou word as wat noodsaaklik is om die doel te bereik waarvoor die inligting ingesamel of verder verwerk is nie, tensy —

  • behoud van die rekord volgens wet vereis of gemagtig word;
  • die verantwoordelike party die rekord redelikerwys benodig vir regmatige oogmerke wat met die verantwoordelike party se werksaamhede of aktiwiteite verband hou;
  • behoud van die rekord deur ’n kontrak tussen die partye daarin vereis word; of
  • die datasubjek of, waar die datasubjek ’n kind is, ’n bevoegde persoon tot die behoud van die rekord toegestem het.